Van de mogelijkheden van ICT kan optimaal worden geprofiteerd wanneer er sprake is van een samenhangend informatie- en communicatiebeleid. Dit beleid wordt afgeleid van het algemene beleid van een instelling en vastgelegd in een informatieplan. Daarin staan de ict-doeleinden van de instelling en de manier waarop zij die wil bereiken.

Een apart onderdeel van een informatieplan is het digitaliseringsplan. Daarin legt de instelling vast op welke manier en in welk tempo haar collectie digitaal wordt geregistreerd, gedocumenteerd, eventueel van digitaal beeldmateriaal voorzien en elektronisch beschikbaar gesteld. Het digitaliseringsplan definieert de fasen waarin het te digitaliseren materiaal en de bijbehorende documentatie worden geselecteerd en verwerkt. Het bevat bovendien digitaliseringsrichtlijnen en voorschriften voor het uitwerken van de fasen tot deelprojecten. De prioriteiten in het digitaliseringsplan zullen vaak zijn afgeleid van andere beleidsdocumenten, zoals het tentoonstellingsplan, het registratieplan of het collectieplan.

---