De indeling van de kennisbank van DEN
Digitalisering is een complex proces dat hoogwaardige ICT-kennis vereist. Het kan niet van iedere erfgoedinstelling verwacht worden voor alle stappen in de kwaliteitscyclus een expert te zijn. Het doel van de kennisbank is om erfgoedinstellingen snel en toegankelijk op weg te helpen met de kennis die ze nodig hebben om hun ICT-praktijk efficiënt en effectief vorm te geven. De informatie in de kennisbank kan verschillende vormen aannemen, afgestemd op de kennisbehoefte en het kennisniveau: generieke documentatie, specifieke richtlijnen, goede voorbeelden, gebruiksscenario's, uitleg van jargon, criteria voor subsidiëring enzovoorts.
Kennisdossiers, standaarden en richtlijnen: het ICT-register van DEN
Het gebruik van (open) ICT-standaarden is cruciaal om de kwaliteit van digitaal erfgoed te verbeteren. Inzet van ICT-standaarden vergt technische kennis. In de Kennisbank neemt DEN documentatie op die het belang en de eigenschappen van ICT-standaarden op een begrijpelijke wijze toelichten.
Het ICT-register is een dynamisch en actueel informatiesysteem dat de gehele kwaliteitscyclus voor digitalisering documenteert: van beleid tot evaluatie, van vervaardiging van digitale objecten tot duurzame opslag. Het ICT-register is richtinggevend voor de gehele erfgoedsector. Het wordt door overheden en subsidiefondsen gebruikt om subsidiecriteria voor digitalisering vast te stellen.
Het ICT-register is gestructureerd als een taxonomie die bestaat uit 5 niveaus. Ieder lager niveau is een verfijning van het hogere niveau en kent een eigen aanduiding. Op deze wijze kunt u steeds verfijnder zoeken naar kwaliteitsinstrumenten die u helpen bij het opzetten en uitvoeren van digitale dienstverlening. Een voorbeeld van een registernummer: C.03.01.04.01 : C = Digitalisering > 03=Beschrijving > 01=Metadata > 04= Metadataschema's voor archieven > 01=EAD
Op het hoogste niveau worden alle kwaliteitsinstrumenten gepositioneerd in de kwaliteitscyclus voor digitalisering. Deze kwaliteitscyclus is gebaseerd op de Deming Cycle (PLAN-DO-CHECK-ACT). Deze vier stappen in de cyclus worden in het ICT-register benoemd als de hoofdprocessen van een cultureel erfgoed-instelling bij de toepassing van ICT en digitalisering.
De uitvoering van digitalisering wordt uitgedrukt met de levenscyclus van digitaal erfgoed. Deze levenscyclus is onderverdeeld in 9 stadia, van voorbereiding van fysieke collectie's voor digitalisering tot het duurzaam toegankelijk houden van data.
Een speciaal onderdeel van het ICT-register is DE BASIS, een selectie van standaarden die als minimumeis aan alle erfgoedinstellingen in Nederland wordt gesteld. Deze selectie is in nauwe samenwerking met experts uit de erfgoedsector tot stand gekomen.
DE Projectenbank: Digitale Erfgoed Projecten
In de Projectenbank inventariseert DEN voorbeelden van goed gebruik van ICT door cultureel erfgoedinstellingen. De projecten worden echter door instellingen zelf beschreven. Uit de projectenbank blijkt welke ICT-standaarden en andere kwaliteitsinstrumenten door Nederlandse erfgoedinstellingen worden ingezet. De Projectenbank geeft zo een goed en actueel overzicht van de belangrijkste activiteiten die bijdragen aan Digitale Collectie Nederland. Erfgoedinstellingen melden de projecten zelf aan. Na afloop worden de projecten zo veel mogelijk in overleg met DEN geëvalueerd. Op deze wijze dragen de instellingen actief bij aan kennisuitwisseling.
ICT-profielen van erfgoedinstellingen
Iedere erfgoedinstelling die participeert in de Kennisbank van DEN krijgt een ICT-profiel. Hieruit blijkt onder andere of een instelling een informatieplan heeft opgesteld en bij welke digitaliseringsactiviteiten de instelling betrokken is.
Inventarisatie van terminologiebronnen
DEN onderhoudt een inventarisatie van online thesauri, trefwoordenlijsten en andere terminologiebronnen die worden beheerd door Nederlandse en Vlaamse erfgoedinstellingen. Terminologiebronnen zijn belangrijke hulpmiddelen om gezamenlijk te werken aan een betere vindbaarheid van digitaal erfgoed.
ABC Digitaal Erfgoed
De meest gangbare termen die betrekking hebben op digitalisering worden kort beschrijven in het ABC-Digitaal Erfgoed, dat ook als een handig woordenboekje is verschenen.
