Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

DE BASIS voor digitale duurzaamheid

Het garanderen van de duurzame toegankelijkheid van digitale data is een van de grootste technologische uitdagingen van dit moment. Grote ICT-bedrijven en databeherende instellingen investeren op steeds grotere schaal in onderzoek hoe digitale data voor lange termijn bruikbaar kan blijven. Desondanks staan we nog maar aan het begin bij het vinden van oplossingen. Het ontbreken van waterdichte methoden om digitale data levend te houden treft alle organisaties die op grote schaal digitale informatie produceren of data beheren, dus ook cultureel erfgoedinstellingen.

 
 
Nagenoeg alle erfgoedinstellingen investeren in de ontsluiting en digitalisering van hun collecties. Het is niet vanzelfsprekend dat de resultaten van een digitaliseringsproject op de langere termijn beschikbaar en geschikt blijven voor hergebruik, voor de instelling zelf, of voor derde partijen (bijvoorbeeld portals en zoekdiensten). Investeren in kennis over digitale duurzaamheid is nodig om de resultaten van de huidige investeringen te borgen. Bovendien zullen voor kwetsbare originelen digitale reproducties als substituut gaan gelden. Bescherming van de digitale bestanden betekent bescherming van de fysieke collectie.
 


Digitale duurzaamheid vanaf het begin

Keuzes die nu gemaakt worden bij de vervaardiging van digitale data, zoals het bestandsformaat, de kwaliteit en de configuratie zijn van belang voor de toegankelijkheid ervan op langere termijn. Raadpleging is alleen mogelijk als de instelling een strategie bepaalt voor het langdurig bewaren van digitale informatie en ervoor zorgt dat toekomstige ICT-omgevingen om kunnen blijven gaan met de bestanden die nu vervaardigd worden.
 
Om de consequenties voor de lange termijn te kunnen overzien, is een voortdurend besef van digitale duurzaamheid nodig. Dit besef uit zich onder andere in het beleggen van taken binnen de organisatie, in het bepalen van een strategie voor duurzame toegankelijkheid van de eigen digitale data en in het zoeken naar samenwerkingsverbanden op nationaal of internationaal niveau ten behoeve van duurzame opslag van data. Alleen wanneer dergelijke keuzes expliciet worden gemaakt, kunnen niet alleen de data duurzaam beheerd worden, maar wordt ook de aanpak voor de langere termijn geborgd.


Fasen

De minimale eisen die aan iedere erfgoedinstelling gesteld kunnen worden op het gebied van digitale duurzaamheid, worden onderverdeeld in de vier fasen die iedere instelling doorloopt bij digitalisering.

Fase 1: Beleid
Iedere erfgoedinstelling produceert digitale data voor gebruik door derden. Om deze reden dient iedere erfgoedinstelling een digitale duurzaamheidsstrategie te kiezen en daar beleid op te maken. Juist ook vanwege het beheer en behoud van (kennis over) digitaal erfgoed kan geen enkele erfgoedinstelling het zich permitteren het onderwerp digitale duurzaamheid te negeren.
Bij het opstellen van het digitale duurzaamheidsbeleid dient de instelling aandacht te besteden aan de volgende vier aspecten:
  • Documentatie: het inzicht van de instelling in de problematiek wordt in de vorm van een beleidsdocument (bij voorkeur een informatieplan) expliciet gemaakt en vastgelegd;
  • Organisatie: de instelling neemt maatregelen om interne kennisdeling over digitale duurzaamheid te ondersteunen. De verantwoordelijkheden worden beredeneerd belegd binnen de organisatie;
  • Middelen: om duurzame toegankelijkheid te ondersteunen wordt er structureel een budget voor gereserveerd;
  • Technische oplossing: iedere erfgoedinstelling die digitaliseert dient te bepalen welke systemen in eigen beheer worden genomen en welke elders worden ingezet om duurzame toegankelijkheid te garanderen. Gaat de instelling zelf investeren in een digitaal archief, of wordt gebruik gemaakt van een 'repository' van een andere instelling?
Fase 2: Plannen maken
Nadat het beleid is vastgesteld, zal de erfgoedinstelling plannen maken voor het digitaliseren van de collecties en het beheren van de aldus geproduceerde digitale data. In deze fase worden de volgende eisen gesteld aan alle erfgoedinstellingen:
  • Wat wordt bewaard?: Erfgoedinstellingen dienen criteria op te stellen waarmee bepaald kan worden welke data langdurig bewaard dienen te worden. Deze criteria hangen nauw samen met het collectieprofiel, het acquisitie- of het presentatiebeleid.
  • Criteria voor bestandsformaten: Erfgoedinstellingen dienen criteria te formuleren voor het accepteren dan wel verwerpen van bestandsformaten die in gebruik zijn in de digitale dienstverlening;
  • Uitvoerbare plannen: Erfgoedinstellingen dienen op basis van de vastgestelde criteria en nog vóór de vervaardiging van digitale data heldere en uitvoerbare plannen klaar te hebben voor duurzame opslag en toegankelijkheid;
  • Kennis van externe voorzieningen: Erfgoedinstellingen dienen kennis te nemen van criteria die andere partijen stellen voor nationale voorzieningen die duurzame opslag en toegankelijkheid regelen.
Fase 3: Uitvoering
Instellingen die concrete oplossingen toepassen voor duurzame toegankelijkheid van digitale data, dienen zich aan de volgende basiseisen te houden:
  • Kennisuitwisseling: Iedere erfgoedinstelling stelt in de organisatie één aanspreekpunt aan voor de digitale duurzaamheidsactiviteiten ter bevordering van kennisuitwisseling met andere uitvoerende partijen.
  • Referentiemodel: Erfgoedinstellingen die bouwen aan een eigen repository, gebruiken het referentiemodel OAIS als uitgangspunt.
Fase 4: Evaluatie
Erfgoedinstellingen die systemen beheren die zorg dragen voor duurzame toegankelijkheid van digitale data, worden gehouden aan de volgende basiseis voor evaluatie van de eigen duurzame oplossing:
  • Toetsing: Erfgoedinstellingen die een eigen repository beheren, hanteren TRAC voor de toetsing van hun repository.


Documentatie

Zie voor meer informatie de rubriek Digitale Duurzaamheid in het ICT-register van DEN of het dossier over Kwaliteitszorg voor een toelichting op de vier fasen uit de kwaliteitscyclus.


Expertteam

Deze tekst is opgesteld door experts op het gebied van digitale duurzaamheid in overleg met de adviesraad van de kennisbank. De beschreven standaarden en richtlijnen maken onderdeel uit van DE BASIS voor digitale duurzaamheid
__________


Laatst gewijzigd: 23-11-2016

7 plus 4 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.