Op veel onderdelen die men wil gebruiken (zoals kunstwerken, foto’s, tekst, video, muziek) rust auteursrecht en dus moet men de rechthebbenden daarvan opsporen. Deze zoektocht kan veel tijd en geld kosten. Als de rechthebbenden zijn gevonden, moeten hun toestemming worden gevraagd voor de verveelvoudiging en openbaarmaking. Meestal verwachten ze daar vaak een licentievergoeding voor en over de hoogte daarvan moet dan met hen worden onderhandeld.

Stichting Beeldrecht Veel kunstenaars onderhandelen niet zelf, maar hebben die bevoegdheid aan de Stichting Beeldrecht gegeven. Beeldrecht onderhandelt namens (Nederlandse en buitenlandse) kunstenaars, fotografen, vormgevers en andere makers (tot zeventig jaar na hun dood) over licentietarieven voor verschillende vormen van gebruik (zie www.beeldrecht.nl). Als een kunstenaar bij Beeldrecht is aangesloten, kan een instelling niet meer met hem zelf onderhandelen over vergoeding voor het gebruik van zijn werk. Omdat Beeldrecht hem exclusief vertegenwoordigt, kan men alleen met deze stichting zaken doen. Voor musea kent Beeldrecht speciale (lagere) tarieven, maar dooronderhandelen kan soms lonen. Beeldrecht kent, in tegenstelling tot buitenlandse rechtenorganisaties, nog geen standaardtarieven voor internetgebruik.

Voor het probleem van onvindbare rechthebbenden is nog geen wettelijke oplossing gevonden. De publicatie van een oproep in bijvoorbeeld kranten dat makers van de in de krant afgebeelde werken zich binnen een bepaalde termijn moeten melden, is juridisch niet afdoende. Het auteursrecht heeft het karakter van een mensenrecht en kan door een dergelijke oproep dus niet worden doorbroken. Het is daarom verstandig een bedrag te reserveren voor het geval dat de makers zich alsnog melden. Daarvoor kan men in of op het product vermelden dat het niet is gelukt alle rechthebbenden te vinden, met een adres waar zij zich kunnen melden.

Stichting FotoAnoniem Stichting FotoAnoniem is een niet-commerciële organisatie die vrijwaringen verstrekt tegen auteursrechtclaims van onvindbare fotografen (zie www.cedar.nl/fotoanoniem). Als men een fotograaf niet kan vinden, helpt FotoAnoniem met zoeken via een uitgebreid fotografenbestand. Wanneer de zoektocht zonder resultaat blijft, verleent FotoAnoniem de culturele instelling tegen betaling een vrijwaring. Mocht de fotograaf zich alsnog melden, dan betaalt FotoAnoniem hem zijn auteursrechtvergoeding uit dit vrijwaringsbedrag. Een museum of archief dat foto’s publiceert kan uiteraard ook zelf auteursrechtvergoedingen reserveren voor fotografen of andere onvindbare auteursrechthebbenden die zich achteraf alsnog melden.