Onderwerp

• Geef beknopt het te behalen doel of het te realiseren product weer.
• Omschrijf de relatie met de eigen instelling en met andere instellingen in dezelfde sector of producten en diensten in een andere sector.
• Let op het doel en de voorwaarden van de subsidieregeling waarbinnen u een aanvraag doet; licht toe waarom uw aanvraag in de regeling past.

Doelstelling

• Kies de doelgroepen en licht toe waarom de aangeboden informatie en de gekozen methode juist voor die doelgroepen geschikt zijn.
• Maak duidelijk hoe het project past in uw beleid: omschrijf hoe de doelgroepen worden bereikt en het product wordt aangeboden.

Projectopzet

• Splits het project, waar nodig en mogelijk, in deelprojecten en stel een fasering vast zodat er een planning kan worden gemaakt; stel ook de activiteiten vast (wie doet wat) en werk het projectvoorstel uit; maak een onderverdeling in intern en extern te realiseren activiteiten.
• Stel vast welke automatiseringskennis aanwezig is in de organisatie. Houd bij het omschrijven van het project rekening met de aanwezige technische infrastructuur en stel vast aan welke systeemeisen moet worden voldaan om het project te kunnen realiseren (zowel voor software als voor hardware moeten dus eisen worden gedefinieerd).
• Zorg voor verankering van het project in de organisatie, zowel infrastructureel als inhoudelijk en beleidsmatig. Een gerealiseerd project moet worden onderhouden of verder uitgebreid, zeker wanneer het internetproducten oplevert. Maak in dat geval duidelijk hoe het project na afloop in de organisatie wordt ondergebracht.
• Kies voor gestandaardiseerde ontsluiting en digitalisering. Dat maakt het eenvoudiger de informatie aan te bieden en te raadplegen. Ook is de informatie dan zowel in de eigen sector als daarbuiten toegankelijk. Definieer in het projectvoorstel welke standaarden er gebruikt gaan worden. Vermeld met welke instellingen u wilt samenwerken.

Resultaten

• Geef kort weer wat het project oplevert.
• Vermeld, als het project een voorbeeldwerking heeft, hoe de resultaten zullen worden verspreid.

Toetsing

• Vermeld of en hoe de resultaten worden getoetst.

Aanvang en duur project

• Houd er rekening mee dat het project waarvoor de aanvraag wordt gedaan meestal pas enige tijd na de indieningsdatum mag starten en binnen een bepaalde periode moet zijn begonnen.
• Faseer het project, als het de maximale subsidieduur van een fonds dreigt te overschrijden, en doe voor de eerste fase een aanvraag, vergezeld van een beknopt masterplan van het hele project.

Financiën 

• Vermeld uw eigen geldelijke bijdrage aan het project.
• Is er ook bij andere instellingen een aanvraag gedaan voor een bijdrage? Zo ja, bij welke, en met welk resultaat?
• Gespecificeerde begroting en dekkingsplan van het project.
• Een duidelijke relatie in de begroting tussen alle kosten en projectonderdelen. Bij een projectvoorstel kunnen alleen die activiteiten worden begroot die betrekking hebben op het project. Activiteiten voor het project die tot de normale werkzaamheden van vaste medewerkers behoren, kunnen niet als subsidiabele kosten op de projectbegroting voorkomen. Deze kosten kunnen onder de eigen bijdrage worden ondergebracht, zodat duidelijk is hoeveel het project kost. Stel het aantal te verrichten arbeidsuren vast en maak daarvan een apart overzicht, zodat ook die kosten duidelijk op de begroting zijn af te lezen. Ga na welke projectkosten niet subsidiabel zijn.
• Aangevraagd bedrag.
• Eventueel voorschot. Is het noodzakelijk dat u een voorschot krijgt, en zo ja, waarom.
• Offertes van leveranciers en uitvoerende bureaus.
• Kopieën van (concept)contracten, met functieomschrijving en inschaling van eventueel projectpersoneel.

Het is vrijwel onmogelijk alle projectkosten gesubsidieerd te krijgen. De meeste fondsen willen duidelijkheid over het draagvlak van het project in de organisatie. Zij stellen eisen aan uw eigen financiering van het project of willen in de vorm van cofinanciering door andere fondsen zien dat er voldoende maatschappelijk draagvlak bestaat. Als u voor de dekking van de kosten een beroep wilt doen op meerdere fondsen, moet u er rekening mee houden dat het wel even kan duren voordat uw diverse aanvragen bij de diverse fondsen verwerkt zijn.