Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Gastblog: digitalisering geïndustrialiseerd bij Stadsarchief Amsterdam

25 oktober 2017 - Marc Holtman




Marc Holtman is projectleider digitalisering en ontwikkeling online raadpleegsystemen bij het Stadsarchief Amsterdam. In dit gastblog schrijft hij over de nieuwe, grootschalige digitaliseringskoers van het archief, waarbij gebruik wordt gemaakt van principes uit de industrie. Hiermee kan de hoeveelheid scans die worden gemaakt worden opgevoerd naar 20.000 scans per dag.



“Al het archiefonderzoek moet digitaal, 24/7 mogelijk zijn”

Zo luidt de missie die het Stadsarchief Amsterdam zich in 2005 heeft gesteld voor de digitale dienstverlening. Om deze missie te realiseren is het Stadsarchief in 2006 gestart met grootschalige digitalisering. De aanpak is voor een belangrijk deel klantgestuurd: via een scanning on demand service bepaalt de klant wat er wordt gedigitaliseerd. Daarnaast wordt op projectbasis gewerkt. Inmiddels zijn we tien jaar, 40.000 afgeronde klantaanvragen en twintig miljoen online scans verder. De vraag naar gedigitaliseerde stukken neemt ondertussen nog steeds toe. In september van dit jaar is de wekelijkse productie van scanning-on-demandaanvragen verhoogd van 15.000 naar 20.000 scans.

Grootschalige aanpak

Niet alleen het digitaliseren, ook het beheer van de originele stukken vraagt met vijftig strekkende kilometer om een grootschalige aanpak. De locatie op de Vijzelstraat (De Bazel) is vol en daarom wordt een nieuw depot gerealiseerd in Amsterdam Noord. In het kader van de bouw van dit depot is een genereuze subsidie toegekend voor digitalisering van een aantal archieven dat verhuisd moet worden. Dankzij deze bijdrage kan de scanproductie in 2018 worden opgevoerd naar 20.000 scans per dag. Deze schaalvergroting is ongekend. Onze uitdaging is om in twee jaar tijd anderhalve kilometer archief digitaliseren. Dit staat gelijk aan een productie van ongeveer tien miljoen scans.



Hoe kunnen we archiefdigitalisering op zo’n grote schaal uitvoeren, zonder dat dit een te grote belasting op onze organisatie legt en zonder dat dit ten koste gaat van kwaliteit?
Om deze klus te klaren heeft het Stadsarchief een nieuwe werkwijze ontwikkeld waarbij gebruik gemaakt wordt van principes uit de industrie. Dit impliceert geen rokende schoorstenen, maar een proces dat ook bij extreem grote hoeveelheden beheersbaar blijft, waarbij kwaliteit is geoptimaliseerd en de kosten zo laag mogelijk blijven.

Nadruk op het proces

De belangrijkste verandering bij opschaling naar 20.000 scans per dag is dat de focus in kwaliteitsbeheersing verschoven is van scans naar het productieproces. Ervaring leert dat bij digitalisering in de erfgoedsector meestal stuk voor stuk wordt gewerkt. Met een stroom van 20.000 scans per dag is dat niet meer vol te houden. Het Stadsarchief kiest voor een industriële aanpak onder het motto: hoe stabieler het proces, hoe voorspelbaarder de uitkomst. Met andere woorden, de kwaliteit van het eindproduct wordt bepaald door de kwaliteit van het proces. De kwaliteitsmanager van het Stadsarchief is daarom geen image specialist, maar een procesdeskundige die begrijpt welke afhankelijkheden er besloten liggen in het proces, kennis heeft van automatisering en een heldere, analytische blik heeft op het volledige proces van een stuk in het depot tot de scan online.

De beoordeling van kwaliteit is daarbij teruggebracht tot vier essentiële aspecten:
1.      Geen schade aan of verlies van de originelen
2.      De scans bevatten alle betekenisvolle informatie uit de originelen
3.      Alle informatie is gedigitaliseerd, en in de juiste volgorde
4.      Juiste koppelingen tussen scans en metadata

Meer over deze werkwijze

Aan de hand van een toelichting en voorbeelden uit de praktijk wordt in een nieuw rapport van het Stadsarchief toegelicht hoe we de principes uit de industrie toepassen om de vier kwaliteitsaspecten te waarborgen. We hopen dat het rapport een bijdrage levert aan de verdere professionalisering van digitalisering binnen de erfgoedsector. Het rapport is geschreven vanuit het perspectief van de archiefinstelling, maar ook bruikbaar voor leveranciers.


9 plus 4 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.