Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Studiemiddag 'De Digitale Feiten: Grip op digitale erfgoedcollecties' (2010)

27 mei 2010




Op 26 mei 2010 organiseerde DEN een studiemiddag over  het beheer van digitale collecties. Insteek van de studiemiddag was het meten en verbeteren  van digitaliseringsprocessen in erfgoedinstellingen. De studiemiddag vond plaats in de Bazel te Amsterdam.

Tijdens de middag werd gesproken over  de toename in de hoeveelheid digitaal en gedigitaliseerd erfgoed, de kosten van digitalisering, en de prijs die we in de toekomst zullen betalen als we niet tijdig een oplossing vinden voor het behoud van digitaal ontstane (born-digital) erfgoedobjecten, zoals als e-mails of websites. Het programma van de studiemiddag bestond uit een mix van centrale en parallel georganiseerde sessies. Hieronder vindt u beknopte samenvattingen van deze sessies.
 
Introductie - Marco de Niet (DEN)
Marco de Niet wees in zijn introductie op een aantal recente projecten met als gemeenschappelijke insteek het verzamelen van gegevens over de status van digitalisering. Tussen 2007 en 2009 werden in 26 van de 27 EU landen door het NUMERIC project kengetallen verzameld over de stand van de digitalisering in de erfgoedsector. In aansluiting op NUMERIC was er op nationaal niveau het project De Digitale Feiten (DDF), uitgevoerd in opdracht van DEN. Het vervolg hierop, Meer Digitale Feiten (MDF), werd tijdens deze studiemiddag afgesloten.
Op EU-niveau krijgt NUMERIC een vervolg in een transnationaal "thematisch netwerk", dat in de periode 2011-2013 groei, kosten en gebruik van digitaal erfgoed zal onderzoeken, alsmede de geboekte voortgang op het terrein van digitale duurzaamheid.

Keynote 1:
Grip krijgen op digitale processen in organisaties
Paul Baak (Koenen, Baak en partners)
 
Paul Baak presenteert...
 
Paul Baak, organisatieadviseur bij Koenen, Baak en Partners, schetste in zijn lezing een aantal globale ontwikkelingen in de erfgoedsector. Zo is er een verschuiving merkbaar van naar binnen gerichte instellingen, waarin primo de collectie bepalend is voor de geboden diensten, naar meer open instellingen, waarin de aandacht voor dat wat er leeft onder het publiek de interne processen veel sterker stuurt dan voorheen.
Deze nieuwe ontwikkelingen leiden volgens Paul Baak tot de volgende observaties:
  • Als je meer op de buitenwereld wilt kunnen inspelen, zul je intern je zaken goed op orde moeten hebben.
  • De erfgoedinstellingen veranderen steeds meer van 'uitvoerende organisaties' in 'regisserende organisaties', ook omdat de instellingen bij lange na niet alle benodigde kennis in huis kunnen hebben. Het contracteren van specialisten en het afstemmen van de gereedschappen waar zij mee werken wordt gebruikelijker.
  • Erfgoedprofessionals, organisaties en klanten of eindgebruikers denken steeds meer in termen van 'ketenautomatisering' of hebben daarbij passende verwachtingen. Het hergebruik van informatie neemt toe.
  • Het beheer van collecties en documenthuishoudingen kan met minder mensen worden gedaan, maar tegelijkertijd wordt het werk afwisselender en is het hoger gekwalificeerd.
Baak adviseerde instellingen om continu rekening te houden met het perspectief van de (eind)gebruiker. Ook riep hij instellingen op zich niet te verliezen in op zichzelf staande projecten, maar consequent de actuele bezigheden te beschouwen als deel van het grotere (erfgoed)geheel.
Presentatie van Paul Baak (PowerPoint 1,9 MB).
 
Keynote 2:
De museale collectie online: en dan?
Meindert Seffinga (Fries Scheepvaartmuseum)
 
Meindert Seffinga presenteert...
 
Meindert Seffinga gaf een integraal beeld van een kleinere instelling (8 medewerkers) die in relatief korte tijd, door een doordachte aanpak en mede dankzij de inzet van een groot aantal vrijwilligers, de gehele eigen collectie digitaal toegankelijk heeft gemaakt. Al in 1988 werd met de opbouw van de collectiedatabase van het Fries Scheepvaartmuseum begonnen, de volledige collectie werd digitaal geregistreerd en na 10 jaar kon de database online gaan.
Men leerde met vallen en opstaan. Niet alles ging volgens standaarden en procedures zoals die tegenwoordig door DEN gepubliceerd worden. De technische kennis werd in de regel ingehuurd en de keus voor hardware en software was mede afhankelijk van de ingehuurde bedrijven. Voor het digitaliseren werden kosten per dag gerekend, niet per object; dit was de prikkel om efficiënte logistieke operaties te ontwikkelen.
Ter afsluiting presenteerde Meindert Seffinga een aantal adviezen:
  • Heb geen koudwatervrees: begin gewoon en stel plannen desgewenst gaande de rit bij.
  • Zorg dat basisregistratie en standplaatsregistratie voor alle objecten op orde zijn.
  • Sstreef naar gemotiveerd personeel & dito vrijwilligers.
  • Bedenk dat ook een klein museum ontzettend veel te bieden heeft.
  • Ga uit van een structurele begroting voor onder meer het (digitaal) fotograferen van de collectie en updates & upgrades van de gebruikte tools.
  • Maak bestuurders en subsidiegevers ervan bewust dat de dienstverlening van de instelling ook op het digitale domein betrekking heeft en dat dit kosten met zich mee brengt.

Parallelsessie 1:
De (on)mogelijkheden van meten van digitale bezoekers: webstatistieken
Bauke Freiburg (Video Dock)

Henk Voorbij (UvA/KB)
Het lijkt zo makkelijk om inspanningen gericht op het digitaal ter beschikking stellen van (informatie over) cultureel erfgoed te rechtvaardigen onder verwijzing naar webstatistieken. Maar het onderzoek van Henk Voorbij en Bauke Freiburg - gepresenteerd in het rapport Het gebruik van webstatistieken in erfgoedinstellingen (15 juli 2009) - laat glashelder zien dat hieraan vele haken en ogen zitten. In de workshop werd het onderzoek toegelicht en was er gelegenheid tot discussie en het stellen van vragen.Presentatie van Bauke Freiburg (PowerPoint 1,6 MB).
Presentatie van Henk Voorbij (PowerPoint 0,4 MB).

Parallelsessie 2:
Inzicht in de kosten van het digitaliseringsproces
Robèrt Gillesse (DEN)
In deze sessie werd het door DEN en Erfgoed Nederland ontwikkelde Rekenmodel Digitaliseringskosten gepresenteerd. Dit rekenmodel is gemaakt om inzicht te geven in de incidentele projectkosten en de structurele kosten van een digitaliseringsproject. Oorspronkelijk was het doel een gebruiksvriendelijke webapplicatie te ontwikkelen, als basis voor benchmarking, maar omdat het rekenmodel zich nog moet bewijzen en vele wijzigingen zal ondergaan, is in de huidige versie vastgehouden aan een spreadsheet.

Het rekenmodel is uitgebreid, maar lang niet alles hoeft te worden ingevuld. De flexibiliteit van het spreadsheet maakt dat het model relatief eenvoudig kan worden aangepast aan individuele wensen. Algemeen geldt: hoe zorgvuldiger het model wordt ingevuld, des te betrouwbaarder zal de uitkomst zijn.

Verdere plannen zijn om een rekenmodel te maken voor opslagkosten (deze worden vooralsnog als bekend verondersteld), desgewenst een webapplicatie voor benchmarking ontwikkelen op basis van een volgende versie en het creëren van een veilige omgeving op de website van DEN waar rekenmodellen kunnen worden gedeeld. Bekijk de Pesentatie van Robèrt Gillesse (PowerPoint 3,1 MB).

Parallelsessie 3:
Born-digital erfgoedmateriaal
Gerhard Jan Nauta (DEN)
Maurits van der Graaf (Pleiade)
Marie Christine van der Sman (NAGO)
Iris van Breda (Scheepvaartmuseum Amsterdam)
Oskar Brandenburg (Scheepvaartmuseum Amsterdam)

Het laatste jaar is door publicaties, studiedagen en projecten de aandacht gevestigd op het belang van het plannen van de duurzame toegankelijkheid tot born-digital erfgoed.In opdracht van DEN deed Maurits van der Graaf, in samenwerking met Gerhard Jan Nauta, onderzoek naar de stand van zaken bij een veertigtal voorlopers in Nederland. Het onderzoek richtte zich op acquisitie en beheer van born-digital erfgoedmateriaal, de groei van collecties en de ondervonden knelpunten bij het verwerken van het nieuwe materiaal. Ook werd gekeken naar de mogelijkheid om de omvang van born-digital erfgoedcollecties op een consistente, herhaalbare manier kwantitatief te meten. Van der Graaf typeerde de samenhang tussen analoog en digitaal erfgoedmateriaal en presenteerde enkele opvallende onderzoeksuitkomsten. Zo werd bijvoorbeeld duidelijk hoe anders voor een erfgoedinstelling de verwerking van born-digital materiaal is, vergeleken met de verwerking van conventioneel materiaal.

Van der Graaf en Nauta concluderen dat haast geboden is, want interessant born-digital erfgoed gaat verloren. Er is behoefte aan een taakverdeling bij het acquireren van born-digital erfgoed, en er is behoefte aan best practices op het gebied van duurzame toegankelijkheid, acquisitie en selectie. Rapport Nederlandse erfgoedinstellingen en born-digital erfgoed (pdf).

Voorbeeldprojecten born-digital erfgoedmateriaal
Omdat steeds weer blijkt hoe moeilijk het is om de kennis en ervaring die wordt opgedaan in grotere en/of verder gevorderde instellingen te vertalen naar de omstandigheden in kleinere of net startende instellingen, werd aan twee instellingen die recentelijk zijn gestart met het uitdenken van een aanpak van de born-digital-problematiek gevraagd om hun ervaringen te presenteren. Daarna was er gelegenheid om over stellingen te discussiëren.
 
Voorbeeldproject: NAGO
Marie Christine van der Sman toonde aan dat het Nederlands Archief van Grafisch Ontwerpers (NAGO) snel voortgang heeft geboekt bij het uitdenken van plannen voor de archivering van digitaal vervaardigde ontwerpen. De uitdaging waarvoor een instelling als het NAGO zich gesteld ziet is om de vaak met sectorspecifieke software geproduceerde bestanden, opgeslagen in chaotische directory structuren, met veel kopieën en minimaal verschillende versies van eenzelfde ontwerp, op een dusdanig manier te verwerken dat duurzame archivering mogelijk wordt.

Allerlei problemen dienen zich daarbij aan, bijvoorbeeld: wat bewaar je van het ontwerp? Wat is het authentieke ontwerp? Of praktisch: moet het bestand geconverteerd of  is emulatie een oplossing? Moet oude apparatuur met verouderde software bewaard worden om de verschillende oude media te kunnen lezen? Marie Christine van der Sman concludeerde dat een goede organisatie van de digitale infrastructuur dé sleutel is tot het (duurzaam) bewaren van de digitale informatie in de toekomst. De problematiek is zo omvattend dat hij thuis hoort op de meerjarige beleidsagenda.

Voorbeeldproject: Scheepvaartmuseum Amsterdam
Voor het Scheepvaartmuseum Amsterdam (Iris van Breda en Oskar Brandenburg) was de verwerving van een digitale foto van Rita Verdonk 'aan het roer' de prikkel om over een toekomst na te denken waarin de software om het specifieke bestandsformaat van deze foto te representeren niet meer alomtegenwoordig zal zijn. Een ander voorbeeld uit de maritieme sector zijn de bestanden waarin bewegingen van schepen zijn vastgelegd. Ook dergelijk materiaal komt bij een Scheepvaartmuseum binnen. Hoe gaan we over 50 jaar met zulke 'erfgoedobjecten' om? Op de korte termijn biedt de opslag op een lokaal systeem soelaas, maar uiteindelijk zal het materiaal moeten worden overgeheveld naar een e-depot, en dat vraagt nog heel wat planning.

Wrap-up
De middag werd door Marco de Niet afgesloten met een interactieve wrap-up.

Meer informatie
3 plus 8 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.