Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Kom Je Ook? #FAIL. Leren van andermans fouten

6 oktober 2011 - Wietske Van Den Heuvel




Afgelopen dinsdag 4 oktober vond de laatste editie van Kom Je Ook? plaats in de Zuiderkerk in Amsterdam, met als thema #FAIL, waarbij mislukte projecten onder de loep genomen werden. De locatie was zeer toepasselijk: gastheer was het Nationaal Historisch Museum, dat na een korte  tumultueuze periode ophoudt te bestaan en meteen als eerste casus op het programma stond. Doel van deze Kom Je Ook? is het leren van de fouten die tijdens de projecten zijn gemaakt. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste lessen die voorbij kwamen.



#Les 1
Het einddoel van het project moet centraal staan, maar wees bereid om tot zekere hoogte aanpassingen te doen wanneer de omstandigheden veranderen.
Volgens Erik Schilp, directeur van het Nationaal Historisch Museum is de eerste les bij het uitvoeren van projecten dat je altijd het einddoel van het project voor ogen moet hebben en van daaruit het project vormgeeft. Wanneer de oorspronkelijke doelstellingen uit het oog verloren worden , wordt het project een speelbal van de verschillende belanghebbenden.
 
Tegelijk laat de presentatie van Robin Lemmers, bedenker en initiatiefnemer van MuzyQ, zien dat te hardnekkig vasthouden aan je doel er ook voor kan zorgen dat een project mislukt. Veranderingen in de omgeving, zoals bijvoorbeeld een economische crisis, kunnen tot gevolg hebben dat (een deel van) het project herzien moet worden.

De ontwikkeling van het DeLaMar Theater is daar een mooi voorbeeld van. Ryclef Rienstra, directeur van de VandenEnde Foundation, heeft tijdens de bouw van het theater te maken gekregen met het faillissement van de aannemer. Door hiervan tijdig signalen op te vangen en actie te ondernemen, kon het project op dat moment met relatief weinig schade toch doorgang vinden.

#Les 2
Zorg voor voldoende draagvlak bij alle belanghebbenden.

Bij een project zijn altijd meerdere belanghebbenden betrokken, zowel direct als indirect. De meeste projecten zijn onder andere in de problemen gekomen doordat ze niet voldoende draagvlak wisten te creëren. Essentiële partijen kunnen het project vertragen of zelfs blokkeren, omdat er te weinig rekening met hun belangen wordt gehouden. Dit werd mooi verwoordt door Pim Luiten, directeur van Theater Instituut Nederland en destijds betrokken bij het project Cultureplayer:  "Jouw ding [het project, red.] is vrij intern. Andere partijen hebben andere belangen."

Dat heeft het Rijksmuseum ook gemerkt bij het ontwerp van de verbouwing van het museum, waarbij de onderdoorgang voor fietsers aangepast zou worden. De Fietsersbond was hier fel op tegen, zodat het museum uiteindelijk de plannen aan heeft moeten passen. Dat heeft niet alleen voor extra kosten gezorgd, maar ook voor negatieve publiciteit.

#Les 3
De verwachtingen over het einddoel moet bij alle belanghebbenden hetzelfde zijn.

Naast het betrekken van de belanghebbenden bij het project is het ook belangrijk dat alle partijen min of meer dezelfde ideeën over het eindresultaat hebben. De verschillende partijen zien het project als een middel om hun doelen te verwezenlijken. Als halverwege het project blijkt dat die doelen niet hetzelfde zijn kunnen die partijen toch nog afhaken.

Vooral de relatie tussen politiek en culturele instelling blijkt in veel gevallen voor spanningen te zorgen. Bij het Nationaal Historisch Museum zorgde het verschil van inzicht over de inhoud van het museum tussen directie en subsidiegever voor spanningen en uiteindelijk voor het vroegtijdig beëindigen van het project. Ook Manifesta 6, Europese Biënnale voor Hedendaagse Kunst, kon vanwege politieke ontwikkelingen geen doorgang vinden en moest vlak voor de start worden afgeblazen, aldus Hedwig Fijen, directeur en oprichter van Manifesta
 


#Les 4
Stoppen is makkelijker gezegd dan gedaan
Alle sprekers hebben tijdens de uitvoering van het project wel één of meerdere ‘stekkermomenten’ gehad. Dit woord kwam per toeval bovendrijven tijdens het symposium en staat voor het moment waarop je eigenlijk zou willen of moeten stoppen met een project.  Het stoppen van een project is echter niet zo eenvoudig. Pim Luiten sprak van een rijdende trein waar je opspringt en in mee gaat, zelfs als je eigen gevoel iets anders aangeeft. Stoppen leidt volgens de verschillende sprekers tot imagoschade en financiële schade bij de instelling zelf en andere partijen.

Bovendien draag je verantwoording voor het personeel dat aan het project werkt. Doorgaan lijkt dan de beste optie. Toch zou het geen slecht idee zijn om in het projectontwerp verschillende 'stekkermomenten' in te bouwen waarbij je als organisatie de schade zoveel mogelijk kunt beperken.

#Les 5
Bezint eer ge begint

Dit spreekwoord is nog steeds actueel wat betreft het opzetten van een project. Alle bovenstaande valkuilen zijn te vermijden of in te calculeren door goed te plannen en een goed doordacht projectplan op te stellen. Daarbij moet niet alleen gekeken worden naar de uitvoering van het project, maar juist ook naar de context waarbinnen het project plaatsvindt. Daarnaast is het erg belangrijk om de mogelijke problemen en risico's in kaart te brengen en hierop te anticiperen door verschillende scenario’s te voorzien.
 
Natuurlijk biedt dit nog steeds geen garantie voor het slagen van een project, zoals we zagen bij het project MuzyQ. Alhoewel de risico’s in kaart waren gebracht door een SWOT analyse, werd deze analyse verder terzijde gelegd en werden er geen oplossingen bedacht voor potentiële problemen. Op het moment dat de problemen zich daadwerkelijk voor deden werd er daardoor niet gehandeld. Een analyse moet dus niet alleen gemaakt worden omdat de financier hier om vraagt, maar om het project sterker te maken. Wat hierbij helpt is het inschakelen van een objectieve buitenstaander.
 
Tot slot
Is er nog hoop, na een kijkje achter de schermen gekregen te hebben bij dit soort grote, ambitieuze projecten? Jazeker! Zoals Hans Aarsman ons liet zien dat zelfs foto’s die op het eerste gezicht mislukt zijn, toch een mooi plaatje op kunnen leveren door er vanuit een ander perspectief naar te kijken, zo kan zelfs een mislukt project nog goede dingen voortbrengen door de resultaten anders te analyseren. Wij hebben er in ieder geval veel van geleerd.

Meer weten?
Ook DEN zet zich in voor het vergroten van de slagingskans van digitaliseringsprojecten door het gebruik van de kwaliteitscyclus en het publiceren van kennis over het opzetten en uitvoeren van projecten.
6 plus 9 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.