Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Het e-archief: noodzaak tot samenwerken of samenvoegen?

22 december 2009 - Robert Gillesse




Op 15 december jongsleden was ondergetekende te gast op het Noord-Hollands archief te Haarlem om de studiedag 'Verbeter samen de (digitale) dienstverlening' (georganiseerd door de archievenbranchevereniging BRAIN) bij te wonen. Van al het lovenswaardige en belangwekkende dat op die dag voorbij kwam (zie uitgebreid verslag), wil ik op deze plaats slechts één opvallende observatie optekenen.

In de context van een werkgroepsessie over kennis van ICT in het archievenveld deed Daan Hertogs, directeur van het Stadsarchief Breda namelijk een opvallende uitspraak. De werkgroepsessie had als specifiek onderwerp de in 2009 door Research voor Beleid (in opdracht van Erfgoed Nederland) uitgevoerde Kwalitatieve Monitor ICT-deskundigheid. In de monitor zijn onder andere de behoeften op ICT gebied van archieven geïnventariseerd. Een belangrijke wens van de archieven bestaat er uit dat ICT kennis beter toegankelijk is en dat er vraagbaak bestaat waar men terecht kan met vragen op dit gebied. Natuurlijk wees ik er als bevlogen DEN medewerker op dat de DEN website (ICT-register, DE BASIS en de themadossiers) in ieder geval deels aan deze wens tegemoet kan komen.

De heer Hertogs gaf echter aan dat het probleem veel verder strekt dan gebrekkig kennismanagement. De overgang van een papieren naar een digitaal (e-)archief is dermate groot dat de kleinere archieven, hoeveel stukken er ook worden gelezen en hoeveel kennis er ook wordt bijgespijkerd en eventueel ingehuurd, het niet zullen gaan bolwerken. Zijn voorspelling was dat er van de 150 archiefinstellingen nu, er in 10 jaar nog slechts 30 zullen overblijven.

Waar bestaan die uitdagingen van een e-archief nu eigenlijk uit? Een poging tot inventarisatie: De mogelijkheid dat dit alles in kleinere archieven kan worden uitgevoerd lijkt niet erg waarschijnlijk. De vraag die daar op volgt: moeten er dus alleen grote archiefeenheden overblijven of zijn er andere oplossingen denkbaar? Een aantal mogelijke scenario's:
Bij deze scenario's dringt zich eigenlijk nog een veel wezenlijker vraag op. Is er in het zicht van digitale informatievoorziening van de overheid nog wel een separate organisatie als een archief nodig? Wanneer overheden zelf kunnen voldoen aan hun archiefverplichting en daar op worden gecontroleerd door onafhankelijke inspecteurs (in dienst stad, provincie, rijk?) wat is dan nog de rol van het archief? Het beheren en ontsluiten van de eigen papieren en eventueel gedigitaliseerde historische collecties (op zich natuurlijk een heel waardevolle taak)? Is het idee van de fysieke overdracht van het statische en/of semi-statisch archief naar het archief nog wel het model van de toekomst? Zal het archiveren van de toekomst niet simpelweg een extra taak zijn van de ICT-afdeling?

Dit laatste is, voor archieven, misschien een al te somber scenario. Rens Frommé, de organisator van de BRAIN studiedag, schetste op het slot van de dag een gloedvol beeld van een intensief samenwerkend archiefveld waarin de (kleinere) archiefinstellingen wel degelijk een rol van betekenis zouden kunnen blijven spelen. Hoe het ook zij, in ieder geval duidelijk is, dat de rol van archieven in de toekomst een andere zal zijn en dat die rol zal moeten worden bevochten.
Tags:
e-archieven   archieven  
6 plus 2 is:*
(anti-spam)

Reacties (2)

robert - woensdag 23 december 2009 om 09:31
Om mijzelve te nuanceren: archiveren blijft natuurlijk een ambacht (= voldoen aan archiefwet + toegang bieden tot bronnen + hulp bieden aan de zoekende + context bieden + etc). Dat kun je niet aan een gemiddelde ICT-er overlaten. Welk opleidingsprofiel heeft de archivaris van de toekomst? Een ICT-opleiding met een archiefcomponent of een archiefopleiding met een ICT-component? Feit blijft dat het digitaal archief zich niet perse in het archief hoeft te bevinden, even als het beheer.
Yvonne Welings - donderdag 24 december 2009 om 12:23
Samenwerking en kennisuitwisseling zijn noodzakelijk om deze ontwikkelingen goed te kunnen borgen. Dat is mijn optiek niet alleen schaalvergroting maar ook met medewerkers DIV, ICT. In gemeenteland zie je al een tendens naar samenwerking op het gebied van ICT. De Archiefwet voldoet niet als instrument. Koepelorganisaties als de VNG, Raad voor Cultuur, BRAIN, SOD zouden eens bij elkaar moeten gaan zitten om hierover te praten en de eigen belangen even terzijde te schuiven.