Kennis maken met... Josje Everse
9 juni 2008
In het gebouw van de voormalige Rijks Automobiel Centrale (Hofdijk 651 in Rotterdam) wordt hard gewerkt aan het digitaal opslaan, beheren en beschikbaar stellen van de archieven van het Gemeentearchief Rotterdam. Er is zelfs een E-conservator in dienst van het archief, speciaal verantwoordelijk voor de digitale data. Om de digitale diensten optimaal te ontwikkelen is in 2004 het project E-depot gestart. Projectleider E-depot GAR, Josje Everse, vertelt in dit interview onder meer over haar ideeën, ervaringen en plannen met ICT in het Gemeentearchief Rotterdam.
Naam: Josje Everse
Functie: Projectleider E-depot GAR
Instelling: Gemeentearchief Rotterdam (GAR)
Project: E-depot GAR
Datum gesprek: 30 mei 2008
GAR
Het Rotterdamse Gemeentearchief bestaat dit jaar 151 jaar. Hoewel vaak gedacht wordt dat veel archiefstukken verloren zijn gegaan tijdens de Tweede Wereldoorlog, beheert het Gemeentearchief enorme hoeveelheden archiefschatten. Dankzij het feit dat het oude Gemeentearchief buiten de brandgrens lag, is het meeste bewaard gebleven.
Het archief beheert zo’n 17 kilometer archieven van Rotterdam en zes regiogemeenten. Het gebouw aan de Hofdijk beschikt, naast de geklimatiseerde depots, over gekoelde en droge ruimten speciaal voor de opslag van negatieven, films en foto’s. In de toekomst zal bovendien een veilige ruimte met servers ingericht worden, waar gemakkelijk vele terabytes aan digitale informatie opgeslagen worden. Het archief wil deze machines met digitale archiefinformatie graag zelf in beheer houden. Net zoals het GAR al ruim 150 jaar papieren stukken met zorg bewaart.
Hoogtepunten
Eén van de hoogtepunten is in de ogen van Josje Everse de collectie gezinskaarten van het Rotterdamse archief. De gezinskaarten zijn niet zozeer bijzonder door hun verschijningsvorm, maar vooral vanwege de persoonlijke informatie die eruit opgemaakt kan worden. Op de gezinskaarten staan moeder, vader, kinderen en soms nog de inwonende tante en de inwonende dienstbode per huisgezin ingeschreven. De gezinskaarten zijn veel geraadpleegde bronnen, die soms tot emotionele ontdekkingen kunnen leiden.
‘Zo vond een bezoeker aan de studiezaal uit dat zijn ouders vóór hem een ander kind hadden gehad, dat maar tot een paar dagen na de geboorte geleefd had. Bij het zien van de gezinskaart van zijn familie kon de bezoeker bepaalde reacties van zijn ouders ineens plaatsen. Zijn ouders hadden nooit met hem over het overleden kind gesproken, maar ze hadden er natuurlijk toch veel last van gehad. Het zien van het archiefstuk maakte dat dingen op hun plaats vielen’, vertelt Josje.
Sinds wanneer ben je bezig met ICT voor het cultureel erfgoed?
Josje Everse is sinds 2004 betrokken bij ideeën voor het E-depot. Ze was toen nog hoofd baliediensten. Daarvoor heeft ze bij archiefinspectie Delft en Noord-Holland gewerkt. Josje vertelt dat ze vooraan stond zodra er een pc de organisatie werd binnengedragen. Ze maakte vroeg kennis met tekstverwerkers. ‘Het soort waarvoor twee grote floppy’s nodig waren: één voor de programmatuur en één voor het opslaan van bestanden’. ‘Wat kan ik met zo’n ding?’ was Josje’s eerste gedachte. Computerangst heeft ze nooit gehad; alleen enorm veel interesse voor de mogelijkheden.
Wat is het doel van het project E-depot?
‘Als archief weet je al jaren hoe je papieren bronnen moet behouden en beschikbaar stellen. Maar steeds meer is digitaal. Als er grote hoeveelheden digitale archiefbestanden aankomen, moeten we voorbereid zijn. Daarbij heeft digitale informatie mogelijkheden in zich die papieren bronnen niet kennen. Die vele mogelijkheden willen we goed benutten. Daarom moeten we veel onderzoeken’. Josje zorgt, samen met anderen in het Gemeentearchief, dat de procedures voor digitale archivering geregeld worden, waarbij ook onderwerpen als opslag, migraties en duurzame beschikbaarheid aan de orde komen. ‘Voor alle digitale objecten moet je, net als voor de papieren stukken, als archief goed zorgen. Dat betekent dat je bijvoorbeeld goed moet nadenken over preserveringsstrategieën. Daar doen we onderzoek naar. Maar ook de beschikbaarheid, publieksdiensten, metadata, digitale duurzaamheid en de betekenis die dit alles heeft voor de organisatie spelen een rol in het project.’
Er zijn veel medewerkers bij het E-depot betrokken. Gedurende de loop van het project moet het E-depot een geïntegreerd onderdeel van de organisatie worden. Het project loopt van 2007 tot 2010. Samenwerkingspartners buiten het Gemeentearchief Rotterdam zijn het Nationaal Archief, het Stadsarchief Breda en de Archiefschool.
Wat is je achtergrond?
Josje heeft een echte archiefachtergrond met veel belangstelling voor ICT. Ze deed de opleiding voor Middelbaar Archiefambtenaar. Daarna volgde ze, naast de nodige opleidingen in Windows en Word, een nuttige cursus over het digitale archief. Ook deed ze IDM postacademisch en een opleiding tot Adviseur ICT.
Wie of wat inspireert je in je werk?
Met enthousiasme vertelt Josje dat mensen die helemaal voor een onderwerp gaan haar weten te inspireren. Zonder concrete voorbeelden te noemen: ‘Mensen die veel weten, daar luister ik graag naar. Dan denk ik vaak: Wist ik maar zo veel! Zelf moet ik als projectleider breed kijken. Ik kan me niet op kleinere gebieden richten. Maar als mensen gegrepen zijn door een onderwerp vind ik dat erg mooi’.
Wat is je belangrijkste kennisbron?
Naast het lijfblad Archievenblad, leest Josje verschillende nieuwsbrieven die digitaal binnenkomen. Een vaste website om kennis te halen heeft ze niet. ‘Ik kan collega’s aanraden om maandelijks dezelfde zoekvraag in te typen. De ene maand vind je hele andere treffers dan de andere. Uurtje kijken en klikken. Dat maakt mij pijnlijk duidelijk hoe weinig ik eigenlijk nog maar weet en hoe veel meer er te leren valt over het vak. Ik gebruik overigens niet alleen Google, maar ook andere zoekmachines, zoals Yahoo. Dat levert namelijk weer andere resultaten op.’ Ook neemt Josje graag deel aan interessante expertmeetings of symposia om vakgenoten te ontmoeten. ‘Dat kan aanleiding zijn om mensen bij ons archief uit te nodigen, zodat we onderling kennis kunnen uitwisselen’.
Welke ontwikkelingen zijn naar jouw idee bepalend voor de toekomst? Wat moeten we vooral in de gaten houden?
Josje verwacht dat ontwikkelingen rond 2.0. de komende tijd belangrijk zullen zijn, juist ook voor archieven. ‘We moeten gebruik maken van kennis die mensen hebben. Ze uitnodigen die kennis toe te voegen. Er zijn hier in het archief foto’s waarvan alleen oudere Rotterdammers precies weten wat erop staat of waar ze genomen zijn. Natuurlijk moet je dat toevoegen dan gemakkelijk maken, om iedereen de ruimte te geven bij te dragen. Om het digitale bezoek aan het archief te vergroten zullen we wel moeten! Anders blijf je werken met oude technologieën waarbij de jeugd afhaakt. Bij het E-depot houden we ook rekening met de mogelijkheid om gebruikers informatie te laten taggen.’
Het GAR doet nu nog niet zoveel met ‘social tagging’, al is er wel een online gastenboek bij de speciale site over de Brandgrens. Het Gemeentearchief Rotterdam is ook bezig met ‘Serious gaming’. Het gaat samen met het archief in Middelburg een educatief spel ontwikkelen over de bombardementen van Rotterdam en Middelburg.
Hoe wordt de ICT-kennis gedeeld?
‘Kennis delen vinden we bij het GAR erg belangrijk. Intern, maar ook extern. Op 19 juni 2008 presenteren we de stand van zaken van het E-depot tijdens een symposium. Daar zijn medewerkers van andere instellingen van harte welkom. Ook verzorgen we presentaties op externe bijeenkomsten. En natuurlijk is het project aangemeld in de projectenbank van DEN!
De informatie op de website van het GAR (onder ‘Vakgenoten’) wordt herzien. Daar willen we ook graag het metadatamodel aankondigen. Hieraan is bijzonder dat het voor de drie beherende afdelingen geldig is; namelijk de Bibliotheek, de Atlas (waar de foto’s prenten en plattegronden thuishoren) en het archief. Binnenkort gaat de E-conservator intern laten zien wat gebeurt met een digitaal bestand als je er helemaal niets mee doet. Het gaat om een hologram van Erasmus dat in de kelder van het archief ligt. Een 3-D object. Niemand weet of het nog werkt. Het wordt een testcase. Aan de hand van het hologram gaat de E-conservator laten zien waar je mee te maken krijgt.’
Jouw gouden tip voor instellingen die nog niet digitaliseren?
Als het om archieven gaat, luidt Josje’s tip: ‘Bedenk van tevoren wat het betekent om te digitaliseren. Realiseer je dat het werken met digitaal materiaal consequenties heeft voor je organisatie en de mensen. Daar moet je veel aandacht voor hebben. Je moet veel communiceren en de mensen betrekken. Het zou dom zijn om hier niet over na te denken. De digitale objecten komen toch op een dag op je af. Je kunt ’t nou eenmaal niet op een pc zetten en klaar. Je hebt de taak om er goed voor te zorgen. Ook voor digitale informatie.’
Wat is jouw favoriete digitale erfgoed?
‘YouTube is helemaal fantastisch!’ Josje vindt deze enorme verzameling korte filmpjes over werkelijk ieder denkbaar onderwerp een geweldig fenomeen. ‘Je hoeft maar te zoeken op iets als ‘kantklossen’ of ‘archieven’ en je vindt van alles! Ik geef me graag over aan de makers van filmpjes. Het is bovendien heerlijk dat de filmpjes nooit langer duren dan een paar minuten.’
Op de vraag of we ons geen zorgen moeten maken over de beschikbaarheid van al die informatie in de toekomst reageert Josje laconiek: ‘Op Youtube vind je erfgoed dat zichzelf ververst. Het bewaren voor de eeuwigheid is daarbij misschien niet zo belangrijk.’ Tot slot brengt Josje een punt van zorg op dat hieraan gerelateerd is: de information overload. ‘Het probleem van hoe je je gegevens vindbaar kunt houden in de enorme hoeveelheid informatie, daar moeten we over nadenken. Hoe blijf je vindbaar? Eén van de manieren is om het publiek mee te laten helpen, door de informatie te taggen.’
Lees ook Editie 2 van 'Kennis maken met...'
Interview met Berry van der Hoorn
